Virtuaaliset tiimit – Uusin ryhmätyöskentelyn muoto

Tämän päivän huipputekijät kaipaavat työskentelyynsä yhä enemmän vapautta ja itseohjautuvuutta. Ei ole ihmekään, että etätyöskentelyn suosio on kasvanut ja yhä useampi tekee töitä kotoa – tai jopa ulkomailta käsin.

Yhteistyö

 

Useissa yrityksissäkin on muutettu toimistotilat avokonttoreiksi ja työpisteitä on vähennetty, sillä yhä useampi ei ole läheskään päivittäin läsnä toimistolla. Työntekemisestä on tullut kuitenkin yhä vuorovaikutteisempaa, mikä on toisaalta ristiriidassa sen kanssa, että yhä vähemmän ollaan fyysisesti yhdessä samassa paikassa. Samaan aikaan kun ollaan fyysisesti poissa, halutaan työelämässä yhä enemmän brainstormingia, fasilitointia ja tiimityöskentelyä.

 

Miten sitten nämä kaksi eri vaatimusta pystytään yhdistämään?

 

Monelle varmasti ensimmäisenä Microsoft Office 365:sta tulee mieleen Outlook, PowerPoint, World ja Excel. Näiden kautta tiedostojen luonti – lähetys – muokkaus ja sähköpostin välityksellä kommunikointi on useinkin hyvin hidasta ja kankeaa, eikä se tapahdu reaaliaikaisesti.

 

Microsoft Office tarjoaa kuitenkin lukuisia reaaliaikaiseen tiimityöskentelyyn soveltuvia vaihtoehtoja, joista yritys voi valita juuri itselleen sopivan – riippuen yrityksen koosta ja tarpeista.

 

 

 

Esimerkkejä erilaisista Microsoft Office 365 –työkaluista ovat mm:

 

 

SharePoint

 

SharePoint yhdistää yrityksen sivustot ja portaalit, jolloin yhdeltä istumalta aukeavat esimerkiksi jaetut dokumentit sekä uutiset ja tiedotteet. Monet käyttävät myös SharePointia yrityksen intranettinä.

 

Yammer

 

Yammer on oiva työkalu yrityksen sisäiseen viestintään. Se yhdistää eri yksiköt ja parantaa tiedonkulkua ja kommunikaatiota niiden välillä.

 

Skype for Business

 

Skype mahdollistaa reaaliaikaisen viestinnän niin yrityksen sisällä kuin myös ulkopuolellakin eri sidosryhmien kesken. Lisäksi ohjelman kautta pystyy myös jakamaan reaaliaikaista kuvaa ja ääntä sekä erilaisia digitaalisia tiedostoja. Skype tulee pian yhdistymään kokonaan osaksi Microsoft Teamsiä.

 

Teams

 

Teams on yrityksen tiimien yhteinen alusta, joka mahdollistaa vuorovaikutuksen ja erilaisten projekteiden työstämisen reaaliaikaisesti. Ohjelman pystyy myös integroimaan kolmansien osapuolten ohjelmien kanssa.

 

IT-ympäristö

 

 

 

 

Microsoft Teams

 

Microsoft Teamsin uusin versio julkistettiin viime vuoden loppupuolella ja on siten Office 365:n uusin tulokas. Teams on tehty erityisesti vastaamaan tiimityöskentelyn kasvaneisiin vaatimuksiin.

 

 

 

Microsoft Teamsin ominaisuudet:

 

Virtuaaliset ryhmät.

 

Virtuaaliset ryhmät mahdollistavat eri tiimien, yhteisöjen ja ryhmien kokoontumisen ”saman katon alle” paikasta riippumatta. Esimerkiksi etäopetuksessa opettaja pystyy kutsumaan oppilaat virtuaalisen työskentelyn tilaan, jossa on mahdollista seurata opetusta reaaliaikaisesti tai upotettujen oppimateriaalien välityksellä sekä tehdä erilaisia oppimistehtäviä ja ryhmätöitä.

 

Keskustelut.

 

Eri kanavien välityksellä voi luoda erilaisia keskusteluryhmiä tai yksityiskeskusteluita eri henkilöiden kesken. Keskusteluun ei tarvitse osallistujien sähköposti- tai puhelinnumeroita, riittää vain, että osallistujat ovat rekisteröityneet Microsoft Teamsiin. Keskusteluissa pystyy tekstin lisäksi lähettää mm. kuvia ja muita tiedostoja. Keskustelut pystytään myös integroimaan osaksi kolmansien osapuolien ohjelmia, kuten Twitterä ja Facebookia.

 

Puhelut.

 

Microsoft Teamsin välityksellä on mahdollista soittaa VoiP-puheluita sekä järjestää erilaisia videokonferensseja ja neuvotteluita. Myös edistynyt soitonsiirto, vastaajapalvelu ja delegointi kuuluvat Teamsin puhelupalveluihin. Myöhemmin myös Skype for Business tulee yhdistymään osaksi Microsoft Teamsiä.

 

Tapaamiset.

 

Microsoft Teamsin avulla pystyy aikatauluttamaan tapaamisia tai luomaan uusia tapaamisia tiettyä tilannetta varten. Teamsissä pystyy myös näkemään, milloin muut käyttäjät ovat varattuina/vapaana, mikä osaltaan helpottaa aikatauluttamista ja tapaamisen sopimista ison ryhmän kesken.

 

Microsoft Teams on saatavilla päätelaitteiden lisäksi myös mobiiliin, kuten tabletille tai matkapuhelimeen. Tällöin voit olla yhteydessä tiimiisi myös vaikka toiselta puolelta maailmaa!

 

 

 

 

Kaipaatko toimivuutta yrityksesi virtuaaliseen työskentelyyn?

 

Onko projektiviestinnässänne kehittämisen varaa?

 

Mikä ikinä tarpeesi onkaan, meillä on siihen ratkaisu!

 

Ota yhteyttä ja tilaa ilmainen konsultaatio 

 

 

Ota yhteyttä
  • Piispantilankuja 6 a, 02240 Espoo
  • Pitkämäenkatu 11, 20250 Turku
  • Vaihde: 09 86773500
Asiakaspalvelu
Twiitit