page1image55415488

Kuinka säilyttää työhyvinvointi etätyöskentelyssä

siirtyminen etätyöskentelyyn voi olla myös mukavaa

”Kyllä tämä säästää aikaa ja hermoja verrattuna aikaisempaan malliin”, kertoo Max Kankainen, kun häneltä kysytään etätyöskentelystä myyjänä.

Viiden minuutin päästä on alkamassa Teams palaveri, kun Max täyttää vielä kahvikuppiansa vastamelukuulokkeet korvillaan omassa keittiössään. Aamu on alkanut verkkareissa palloiluhallilla ja nyt on aika aloittaa päivän työt. Kahvikuppi kädessään ja kuulokkeet korvillaan Max istahtaa työkoneen ääreen, napsauttaa koneen päälle ja on valmiina aloittamaan aamuisen Teams palaverin. Kokous alkaa, eikä taustalla puuhailevasta vaimostakaan ole häiriötä, kun Maxin korvilla olevat kuulokkeet tekevät töitä pitääkseen ylimääräiset äänet minimissä niin Maxin korville kuin äänen vastaanottajille Teamsissa. Sovittuja etätapaamisia lukuun ottamatta päivän aikataulut ovat joustavia, kun esimerkiksi tarjousten tekemistä ja projektisuunnittelua voi tehdä olinpaikasta tai kellonajasta riippumatta. Näin aikaa jää esimerkiksi urheilulle itselle sopivaan aikaan.

Max on siirtynyt toimistolla ravaamisen sijasta kotikonttorille työskentelemään koronatilanteen vuoksi ja käy toimistolla enää noin kerran viikkoon. Sen lisäksi, että työskentely etänä on Kankaiselle mielekästä, säästää se myös kustannuksissa ja ajan käytössä. ”Onhan tämä aika tehokasta verrattuna vanhaan aikaan, jossa eri yrityksien edustajat ajelivat omilla autoillaan samaan paikkaan pitämään palavereja ja joutuivat käyttämään aikaa parkkipaikan etsimiseen Helsingin keskustasta.” Microsoft Teamsissa palaverit alkavat aina lähes minuutin tarkkuudella ja useimmiten päättyvät varatun tunnin sijasta kolmen vartin kohdalla. Nyt kaikille jää aikaa hieman levätä ja täyttää kahvikuppi ennen seuraavan palaverin alkamista. Myöhästelyt palavereista ruuhkien takia on mennyttä aikaa ja hermoja raastavaa parkkipaikan etsimistä Helsingin ruuhkaisilla kaduilla ei enää tarvitse stressata. ”Kyllä tässä säästä jo aikaa ja rahaakin, kun ei tarvitse autolla liikkua joka paikkaan. Autoon ei tule ylimääräisiä kilometrejä ja yrityskin säästää kilometrikorvauksissa varmasti jo pitkän pennin”, jatkaa Kankainen.

Etätyöskentelyn parhaat työkalut

1. Laadukas headset

Korona on ajanut Maxin lisäksi useat muutkin suomalaiset tekemään töitä kotoaan käsin, mutta Max näkee tälläkin pilvellä hopeareunuksen. Kotona työskennellessä keskittyminen on omaa luokkaansa, kun häiriötekijöiden määrä on huomattavasti pienempi. Etätyöskentelyä avittavat työkalut ovat kehittyneet meneillään olevan tilanteen seurauksena kovaa vauhtia ja Kankainen kehuukin erityisesti Microsoft Teamsia, sekä vastamelukuulokkeitaan. Kuulokkeiden aktiivinen taustamelunvaimennin pitää huolta, ettei ulkopuoliset äänet häiritse kuulokkeiden käyttäjää ja lähietäisyyteen rajoittavan keskusteluasetuksen ansiosta mikrofoni tallentaa vain kuulokkeiden käyttäjän äänen. ”Vaikka vieressä pauhaisi telkkari, niin sitä en kuule minä, eikä vastaanottajakaan”, kertoo Kankainen. Kuulokkeilla on mahdollista vastaanottaa niin kännykkäpuhelut kuin Teams puhelutkin yhden napin painalluksella. Kuulokkeiden mukana tuleva tietokoneeseen kytkettävä paneeli yhdistää kuulokkeet, matkapuhelimen, sekä tietokoneen yhdeksi toimivaksi kokonaisuudeksi. Kantama luureissa riittää helposti läpi talon ja ääni pysyy kristallin kirkkaana, vaikka missä päin kaksikerroksista asuntoa Kankainen liikkuukin.

2. Microsoft Teams

Teamsista on muodostunut Kankaiselle välttämätön työskentelyväline. Esimerkiksi isoimpien asiakkuuksien kanssa projektisuunnittelukin luonnistuu kätevästi ja viikkopalaverit, joihin osallistuu aina vähintään kymmenen ihmistä onnistuvat moitteettomasti ja ajallaan. Teamsin monipuoliset sisäänrakennetut tutut työkalut, sekä kolmansien osapuolien tarjoamat applikaatiot tekevät projektien hallinnasta helppoa. Kun kaikki projektiin tarvittavat viestintäominaisuudet löytyvät yhdestä paikasta, on projektin suunnittelu ja seuraaminen tehokasta ja selkeää. Tiimitoiminnolla yritysten välille voidaan luoda yhteinen ryhmä, jossa tiedostot, chat-keskustelut ja puhelut voidaan jakaa helposti ja turvallisesti vain ryhmään lisättyjen henkilöiden kesken. Näin voidaan välttää sekavat sähköpostiketjut ja palata aina helposti takaisin keskusteluun chat-alueella. Teams -koulutuksilla yritykset saavat irti enemmän Teamsin käytöstäVoit lukea lisää aiheesta täältä.

”Työhyvinvoinnissa eniten antaa työn rytmittäminen.”

”Työstä suurin osa on kuitenkin sellaista, jota voi tehdä ajasta riippumatta, kuten tarjousten tekeminen ja projektisuunnittelu eivät katso aikaa eikä paikkaa, ainoastaan palaverit tapahtuvat kahdeksan ja neljän välillä. Tänäänkin olen tullut aamulla kaukalopallo harrastuksista, eikä aamulla tarvinnut miettiä pukeutumista. Senkus heittää verkkarit jalkaan ja valuu hallille ja tulen sen jälkeen kotiin tekemään töitä. Kun aikataulussa kaiken voi venyttää ja vanuttaa niin kuin se itselle tuntuu sopivalta, luo se hyvät edellytykset niin fyysiselle kuin henkisellekin hyvinvoinnille”. Max sanoo saavansa myös paljon enemmän aikaiseksi kotona, kun on hiljaista eikä keskittyminen katkea jatkuvasti ulkoisten tekijöiden johdosta. ”Toimistolla käy usein niin, että työpäivästä ”varastetaan” suuri osa työtehtäviin käytettävästä ajasta, kun ovella riittää kysyjää ja höpöttäjää. Kotona on täysi rauha ja töitä saa tehdä keskittyneesti. Kun saa tehdä rauhassa ja keskittyä tekemiseen, on töiden tekeminenkin tehokkaampaa”, tiivistää Kankainen. ”Ainoita huonoja puolia etätyöskentelyssä, joita itselleni keksin, on työkavereiden vähäinen tapaaminen. Kyllä sitä kaipaa sellaista käytävillä tapahtuvaa vitsien heittoa ja hönöilyä, vaikka kyllähän me soitellaan ja käydään yhdessä syömässä, mutta ei se korvaa täysin sitä päivittäistä kanssakäymistä. Kuulumisia onneksi tulee kuitenkin vaihdettua Teams puheluissa, kun kysellään vaikka mistä jokin tiedosto tai tieto löytyikään”. Kollegoitaan Kankainen käy kuitenkin tapaamassa turvallisesti lounailla ja liikuntaharrasteiden parissa vapaa-ajalla. 

Kankainen kertoo yhtenä kevään mukavimmista kohtaamisista, joissa turvavälikin pysyivät sopivina olleen Somicin yhteinen kick off päivä, jossa syksy polkaistiin käyntiin sähköavusteisilla pyörillä yhteisen pyörälenkin muodossa. Max kehui järjestettyä kick off päivää, joka järjestettiin poikkeuksellisesti ulkotiloissa ja antoi mahdollisuuden kohdata kavereita turvallisesti keskuspuiston maastoissa.

Somicin tyhy-päivä vietettiin poikkeuksellisesti keskuspuiston maastossa. Kuvaaja: Risto Laine.

”Toki kollegoiden kohtaaminen on kivaa, en kiistä sitä ja sitä voisi tehdä vähän enemmän, mutta kyllä me käydään sitten poikien kanssa aina välillä syömässä yhdessä, että tulee edes vähän sellaista face to face kohtaamista. Johtoryhmän palavereissa menen aina käymään paikan päällä, sillä niistä saa paljon enemmän irti olemalla itse fyysisesti paikalla.” Max sanoo itse olleensa aina niin itseohjautuva, ettei etätyöskentely tuota ongelmia ja hän aikoo jatkaa etätyöskentelyä epidemian jälkeenkin.

page1image55416640

KIINNOSTUITKO? OTA YHTEYTTÄ

© Somic 2020